In der letzten Ausgabe behandelten wir die Grundlegenden Anforderungen eines Kapazitätsplanungsprogrammes. In diesem Kapitel werden wir Explizit das Zusammenspiel der bereits beschriebenen Faktoren erläutern und gleichzeitig eine praktische Verfahrensmöglichkeit vorstellen.

Die Vorlaufzeit für die Ermittlung der erforderlichen Grunddaten (Technikerleistung, Zahnarztspezifikation und Definition der einzelnen Leistungen) beansprucht laut Anwendererfahrungen einen Zeitraum von ca. 3 – 6 Monaten.

Neben diesen Daten sollten konsequenter Weise auch alle Informationen über die Arbeitszeiten der Techniker und deren geplanten Urlaubstage vorliegen. Parallel kommen die einzelnen Daten (Urlaubs- und Öffnungszeiten) der Zahnarztpraxen hinzu.

Diese wichtigen Grundlagen bilden das als gewichtig zu bezeichnendes Planungsgerüst. Wir möchten nochmals darauf hinweisen, daß häufige Korrekturen in der Anfangsphase eingeplant werden sollten. Die Gründe für die evtl. Korrekturmaßnahmen liegen an der Beurteilung bzw. Einschätzung jedes einzelnen Mitarbeiters, jeder Zahnarztpraxis und auch jeder einzelnen Leistung.

Für den reibungslosen (evtl. zukünftigen) Planungsablauf ist es zwingend notwendig, daß alle Arbeiten inkl. Reparaturen, Kulanz und Reklamationsarbeiten berücksichtigt werden, da auch diese Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Die Aufträge werden in konventioneller Art und Weise zunächst mit den Adressdaten der Zahnarztpraxis und den Patienten versehen. Das Programm registriert automatisch bei der Zahnarztauswahl folgende Faktoren:

Differenzierung zwischen Post- und Botenkunden. Diese Trennung erlaubt die Berechnung bzw. Berücksichtigung von unterschiedlichen Versandtagen.

 

Trennung zwischen Kassen und Privatleistungen. Je nach dem individuellen Qualitätsanspruch der Praxis entstehen unter Umständen längere Produktionszeiten. Berücksichtigung jedes einzelnen Kundenwunsches.  Nach erfolgter Dateneingabe wird die eigentliche Planung der Arbeit aktiviert. Mittlerweile werden 2 unterschiedliche Verfahrensweisen in den Laboratorien eingesetzt. Die Planung kann durch ein Kürzel (komplette Arbeitsanleitung/Jumbo) erfolgen, aus dem alle einzelnen Arbeitsschritte und Abteilungen hervorgehen, oder durch ein Zahnschema.

Beispiel Verblendung
Nach erfolgter Eingabe des entsprechenden Kürzels werden selbsttätig die Abteilungen; Arbeitsvorbereitung, Edelmetall, Keramik und Verblendung aufgerufen. Durch die Eingabe der Leistungsanzahl wird der Auftrag automatisch von dem Kapazitätsplanungsprogramm analysiert und die erforderlichen Produktionszeiten ermittelt. Als Endergebnis erscheint ein Liefer- und ein Praxistermin, sowie alle benötigten Auftrags- bzw. Planungszettel. Im allgemeinen differenzieren diese Terminangaben. Der Techniker erhält den Liefertermin (Tag der Fertigstellung) und das Büro erhält zur Überwachung den Praxistermin (Tag der Lieferung).

Durch die Plazierung entsprechender Symbole auf die einzelnen Zähne entsteht zunächst ein Konstruktionszeichnung.

Durch Tastendruck werden vollautomatisch alle Leistungsmengen, erforderliche Abteilungen und die benötigte Produktionszeit errechnet. Durch den Einsatz eines grafischen Zahnschemas wird die Handhabung des Programmes erheblich erleichtert. Ferner ermöglicht es auch jedem EDV Laien; effizienter und schneller eine Planung zu erstellen.

Grundvoraussetzungen für automatisierte EDV Planungsvorgänge
Eine Praxisgerechte EDV Planung kann nur erfolgreich verlaufen, sofern sich das entsprechende Programm allen bestehenden Betriebsabläufen anpassen kann. Im einzelnen bedeutet es, daß die Planungen wahlweise auf die Abteilungen oder auf die einzelnen Techniker erfolgen muß. Wir merken an, daß je nach Qualitätsforderung der Zahnarztpraxis auch bestimmte Techniker abgefordert bzw. vorgeschlagen werden sollten.

Fehlgüsse oder andere nicht vorhersehbare „interne Reklamationen" gefährden immer wieder die Terminierung. Diese, wie auch andere Gründe sollten von dem Programm berücksichtigt werden, in dem beispielsweise ein „Puffertag" vorgesehen wird (Verschiebung des internen Fertigstellungstermins um ca. 1 Tag). Grundsätzlich sollte ein EDV gesteuertes Programm auf eine zügige Fertigstellung ausgerichtet werden. Beispiel: Für die Herstellung einer speziellen zahntechnischen Versorgung werden in der Regel 4 Tage Produktionszeit veranschlagt. Am 31 März wird der Eingang im Labor registriert. Auf dem Auftragszettel wurde als Praxistermin der 12. März vermerkt. Normaler Weise könnte mit dem Produktionsbeginn 4 Werktage zuvor begonnen werden. Berücksichtigen wir den bereits angesprochenen „Puffertag" wären es bereits 5 Werktage. Es ist jedoch mehr als empfehlenswert zu bezeichnen, wenn diese Arbeit bereits am 31 März in den Produktionsprozeß gelangen würde.

Die erkennbaren Vorteile liegen an den alltäglichen Vorkommnissen mit denen wir ständig konfrontiert werden. Techniker fallen wegen Krankheit aus oder wir werden einer hohen Anzahl unvorhersehbarer Instandsetzungsarbeiten (Reparaturen) ausgesetzt.. Die normale Folgerung wären die uns bekannten Überstunden oder die „gefürchteten" Terminverschiebungen.

Durch eine perfekte auf einander abgestimmte schnelle Fertigstellungsphilosophie können wir den nicht planmäßigen Ereignissen zuvorkommen. Alle erforderlichen internen Maßnahmen können von einem adäquaten Programm abgearbeitet werden. Hierbei werden bereits geplante Arbeiten, zugewiesene Techniker etc. schnell und einfach umdisponiert, ohne das die Endtermine gefährdet werden.

Bei diesem Unterfangen wird das Dental Labor nicht mehr von Außen gesteuert, sondern das Labor organisiert sich alleinverantwortlich von innen, durch die Kompensierung von ermittelten Daten, persönlichen Fähigkeiten, Qualitätsansprüchen und von ermittelten Ressourcen. Gleichzeitig kann der kontrollierte Mechanismus eines EDV Programmes, die Produktionszeiten verkürzen, Fehler vermeiden bzw. lokalisieren und die Qualität bzw. die Wertigkeit der Produkte steigern.

Die Rückverfolgbarkeit von Aufträgen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die schnelle Änderungsmöglichkeit, und Rückverfolgbarkeit von bestehenden Aufträgen bzw. Voranmeldungen. Moderne Programme bieten seit längerem die Möglichkeit an; zur Auffindung von Dokumenten die bereits bekannten Barcodes zu verwenden.

Mit Hilfe eines sogenannten Barcode - Lesers können alle Aufträge, Voranmeldungen, Arbeitsschalen und Artikulatoren sofort identifiziert und auf dem Bildschirm gerufen werden. Das lästige Suchen durch Namen, Nummern etc. entfällt gänzlich.

Durch Einsatz eines größeren Flachbettscanners können auch alle handgeschriebenen Auftragszettel der Praxis abgerufen werden. „Auf einem Blick" erhält der Anwender alle Termindaten, Planungsvorgänge und alle handschriftlich getätigten Informationen des Auftraggebers.

Termin- bzw. Kapazitätsplanungen mit EDV Unterstützung bieten mittlerweile den Anwendern noch weitere Annehmlichkeiten, welche den Betriebsablauf und die Terminsicherheit optimieren. Da viele von uns durch Streß oder Unachtsamkeiten zu Fehlern verleitet werden bzw. von anderen „kleineren" menschlichen Schwächen" nicht verschont bleiben, ist es mehr als von Vorteil zu betrachten, wenn gewisse Erinnerungsmechanismen unsere Defizite abfangen. Computerprogramme reagieren in diesen Momenten der "Fehlbarkeit" in unserem Interesse.

Ohne das Einwirken von menschlichen Handlungen reagiert ein Kapazitätsplanungsprogramm z.B. auf wichtige Labor - Terminerinnerungen. Diese Vorgänge erfolgen in der Regel durch optische oder akustische Signalisierung und durch den Ausdruck spezieller Formulare.

s Nach Überprüfung einer Anwesenheitsliste der Techniker können Fehllisten erstellt werden.
s Wenn geplante Voranmeldungen nicht registriert wurden, können Fehllisten erstellt werden.
s Fehlende Artikulatoren können angezeigt werden.
s Vor Produktionsbeginn werden die Aufträge noch einmal auf Vollständigkeit überprüft. Z.B. fehlende Zahnfarben. Anschließend werden die dazugehörigen Listen angezeigt.
s Unpünktliche Fertigstellungen werden angezeigt, bevor Sie den Praxistermin gefährden können.
s Die Botentermine werden permanent überwacht. Bei Verzug werden entsprechende Hinweise bekannt gegeben.

Zugegebener Maßen ist ein funktionierendes Planungsprogramm als faszinierend zu bezeichnen. Das Zusammenwirken von technischen Equipments, menschlichen Führungs- und Motivationsfähigkeiten ermöglichen es mittlerweile viele Dental Laboratorien wirtschaftliche Miseren etwas gelassener entgegenzunehmen. Wie bereits erwähnt wird der Einsatz von Kapazitätsplanungen in erster Linie aus betriebswirtschaftlichen Standpunkten in Erwägung gezogen. Hierbei sollte man jedoch nicht außer Acht lassen, daß vor allem eine höhere Kunden- und auch Mitarbeiterzufriedenheit erzielt werden kann. In der Regel wird jeder einzelne Mitarbeiter unter Berücksichtigung seiner Leistungs- und Einsatzfähigkeit in den Prozeß der Betriebsabläufe integriert. Diese Vorgehensweise erlaubt zudem geregelte Arbeitszeiten und einen Abbau der Überstunden. Nach Umfragen bestätigten viele Unternehmer, daß selbst in Spitzenzeiten über das Jahr gesehen, von den gesamten geleisteten Arbeitsstunden höchstens 10 Prozent aus Überstunden resultierten. Ferner gaben die Verantwortlichen an, daß eine höhere Motivation unter den Mitarbeitern erkennbar wurde und durch die rationalisierende Organisationsweise ca. 15 Prozent der Produktionskosten gesenkt werden konnten.

Der wichtigste Faktor war jedoch einvernehmlich eine gesteigerte Kundenzufriedenheit.

Sind Sie immer noch neugierig auf EDV ? Dann treffen wir uns in der nächsten Ausgabe.